Reprendre le contrôle de ses mails… Publié le

 

Romain Bisseret, expert en productivité, était notre invité lundi dernier dans l’espace Au CoWork’ de Bussy Saint-Georges.

Il nous a livré astuces et solutions pour nous permettre de développer et d’optimiser nos performances dans les domaines suivants :

– être plus efficace et moins stressé(e) au quotidien, et (re)prendre le contrôle de notre temps et de nos objectifs
– être plus efficace dans notre communication interpersonnelle

Un conseil : enlever les notifications

Le constat est que nous passons plusieurs heures par jour sur notre boîte mails et perdons en productivité.

“On y passe du temps de manière fragmentée. On va répondre aux sollicitations dès qu’une notification arrive, On ouvre le mail, on en prend connaissance et on interrompt la tâche en cours”, explique Romain.

 

Est-ce que vous accepteriez que le facteur vienne cinquante-sept fois vous voir dans la journée alors que vous travaillez ?

Le conseil, c’est d’enlever les notifications qui vous informent de l’arrivée d’un mail”, car elles fragmentent l’attention.

Si vous fonctionnez à partir de votre boîte de réception comme si elle était une liste de choses à faire, vous allez perdre énormément de temps et avoir beaucoup de pression.

Plusieurs personnes lisent 5,6,7 voir 8 fois dans la même journée un mail avant de décider d’en faire quelque chose ou d’être en situation d’en faire quelque chose.”

 

Décidez du moment où vous prenez connaissance de vos mails

Si vous décidez que vous relèverez vos mails à 11h de façon quotidienne et en fin de journée, vous pourrez vous concentrer sur vos dossiers en cours, sans être dérangé.

Etre productif, c’est faire une chose à la fois, n’oubliez pas…

Libre à vous de l’indiquer dans votre signature afin que vos correspondants sachent à quoi s’en tenir.

Si c’est urgent, ils sauront vous trouver. Le mail a pour vocation première le partage d’informations.

 

Lorsque vous prenez connaissance de vos mails, plusieurs actions sont possibles :

 

-Si la réponse prend moins de 2mn, répondez !

-Si le message peut être délégué, faites-le suivre !

-Si la réponse demande réflexion, ranger sous “incuber” par exemple

-Si c’est une bonne idée, ranger sous “un jour, peut-être”

-Si c’est à archiver, ranger sous “archive” – pas besoin de dossiers, sous-dossiers, ayez confiance en votre moteur de recherche 🙂

-Si c’est à jeter, ne vous privez pas !!

 

Faites un geste pour la planète, ne stockez pas à outrance…

 

80 % des mails stockés ne serviront à rien dans 6 mois. Si c’est le cas, poubelle…

 

Nous avons également abordé les bonnes pratiques de la rédaction d’un mail, à commencer par l’objet, qui se doit d’être précis.

 

Pour une séance de rattrapage ou pour vous plonger plus avant dans le sujet, Romain est l’auteur du livre “60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails.”

 

S’organiser – collaborer – produire